文档管理制度

一、文件、公函管理规定

第一条  上级主管部门文件，报实验室主任阅，登记后交相关人员办理。

第二条  学校科研院、人事处、财务处、外事处文件，报实验室副主任阅，登记后交相关人员办理。

第三条  工作处理完毕，须将文件交办公室负责文秘工作的人员整理归档。

二、文件、公函档案管理规定

第四条  档案主要分为两大类：第一类为上级主管部门和学校各部门下发的文件及公函；第二类为重点实验室会议记录、文件材料和各项工作的总结、统计报表以及重大活动的文字和数字化资料。

第五条  按办公室工作人员分工，将自己职责相关材料分类、分目建立案卷，并按照时间顺序整理好档案夹或档案卷中的档案，如果调离，要将各项材料移交（包括电子版）接管此项工作的人员。

第六条  借阅文件资料要办理登记手续，重要档案不得外借。

第七条  数字化资料要及时建立档案库，把档案资料作好备份。

第八条  年度末，办公室汇总所有的电子统计数字资料，并永久保存，由办公室专人统一汇总。

三、 课题档案管理条例

第九条  凡正式批准立项的课题，必须按规定，做好课题档案材料的收集工作。

第十条  以重点实验室集体的名义申请到的课题，其课题档案由科研秘书负责建档。

第十一条  重点实验室成员个人申请的课题，由课题负责人负责建档。

第十二条  课题的归档文件材料，分为管理性文件材料和科技文件材料。归档材料必须完整、准确、系统，归档管理文件材料必须是原稿（原件）。